Op dinsdag 13 april organiseerden we de Buy Social workshop ‘Inkopen door gemeenten, hoe werkt dat?’ Deze workshop was in samenwerking met de gemeenten Utrecht en Amsterdam. Op deze ochtend deden zij een boekje open over wat de gemeente inkoopt, wat de interne processen zijn en welke doelstellingen zij willen behalen. 

De workshop

Tijdens het eerste deel van de workshop waren de gemeenten Utrecht en Amsterdam aan het woord. Zij hebben de deelnemende ondernemers een kijkje achter de schermen gegeven. Ze vertelden over de gang van zaken binnen de gemeente als het gaat om inkopen en legden de structuur van de gemeente duidelijk uit. Zo zijn verschillende afdelingen te benaderen voor verschillende inkoopvragen. Ze gaven de tip om goed te kijken wie voor jouw onderneming/sector belangrijk is. Dit wetende kun je gemakkelijker de juiste persoon benaderen. Het hebben van de juiste contacten is namelijk essentieel!

Naast de gemeenten Utrecht en Amsterdam waren ook Jack Stuifbergen van Breedweer en Niels van Buren van Swink aanwezig bij de workshop. Zij deelden de andere kant met de deelnemers: hun ervaringen en kennis op het gebied van zakendoen met gemeenten .

De ervaringen van Jack Stuifbergen (Breedweer)

“Als we dingen willen veranderen dan zal er toch eerst een vraag moeten ontstaan. Overheden hebben de verplichting om invulling te geven aan de 17 SDG’s (sustainable development goals). Dit zijn 17 doelen die substantieel ingevuld moeten worden voor 2030. We hebben nog maar 9 jaar te gaan en we lopen 60 jaar achter in de invulling hiervan. We moeten in de versnelling. Overheden hebben een inkoopspent van meer dan 70 miljard euro per jaar! Ze zijn in staat om hele sectoren te veranderen. Echter moeten ze wel de juiste (inkoop) vraag stellen. Als social enterprises zijn wij in staat om die vraag te beïnvloeden, als geen ander weten wij hoe overheden impact kunnen maken, als geen ander weten wij hoe we impact op de SDG’s moeten maken. Laten we samen overheden overtuigen dat ze “de juiste vraag moeten stellen”, JUIST NU! is het belangrijker dan ooit dat we gaan voor het maatschappelijk rendement!”

De tips van Niels van Buren (Swink)

Niels van Buren van Swink gaf een aantal waardevolle tips aan de ondernemers. 8 tips voor als je zaken wil doen met gemeenten. Wij hebben ze voor je op een rijtje gezet!

• Neem de tijd, want het kost veel tijd.
• Verdiep in wie je moet hebben. Wie is je potentiële klant? Wie kan je helpen binnen de gemeente?
• Bepaal daarna waar je je tijd in steekt en zoek proactief contact. Richt je niet direct op inkopers. Richt je op opdrachtgevers. Eenmaal binnen gaat het makkelijker, ambtenaren praten graag met andere abtenaren over aanbevelingen. Onthoud dat gemeentes allemaal een ander inkoopbeleid hebben.
• Wees niet te “commercieel”.  Leg nadruk op de sociale impact van jouw onderneming.
• Zoek partners/bovenaannemers die al zakendoen met gemeente. Het kan goed dat jouw onderneming kan samenwerken met deze partijen.
• Volg Tenderned, aanbestedingskalenders, marktconsultaties, ect. Het helpt om je zelf bekend te maken bij de gemeente.
• Veel inkoop is onder de aanbestedingsgrens.
• Tenderned is transparant, kijk wanneer het contract afloopt. Ga het jaar voor de afloop die mensen benaderen en vraag ze de juiste vraag te stellen. Laat zien waar jij goed in bent zodat ze zien dat door jouw sociale onderneming te kiezen zij de goede keuze maken.

Met deze kennis en tips ga je beter voorbereid de wereld van inkopen door de gemeenten in. Hopelijk kunnen we met deze kennis en tips samen nóg meer impact maken!