Gemeente Utrecht, Compass Group, The Colour Kitchen: de meerwaarde van de dialoog

Net als de meeste overheden, wil Utrecht impact maken met maatschappelijk verantwoord inkopen. Dus als de gemeente in 2019 een aanbesteding uitschrijft voor een nieuwe cateraar, moeten die MVI-doelstellingen daarin meegenomen worden. Sterker nog: met een van tevoren vastgesteld budget is niet de laagste prijs bepalend voor de gunning van deze opdracht, maar zijn dat de criteria duurzaamheid, gezondheid en inclusiviteit – waarbij de laatste staat voor Social Return en sociaal inkopen. Elk criterium telt voor een derde mee.

 

Mooie ambities. Tenminste, op papier. Maar je hebt de markt nodig om er concreet invulling aan te geven, zegt Jochanan Nagel, coördinator Social Return van de gemeente. Daarom doet het verwervingsteam al vroeg in het proces inspiratie op bij verschillende cateraars op locatie. Ook organiseert het team een marktconsultatie.

 

Er wordt bewust voor gekozen om in de consultatie ook impact- en sociale ondernemingen te betrekken. Jochanan: “We vonden het belangrijk dat sociale ondernemingen deel zouden nemen aan de aanbesteding. Onder meer om naar de grote spelers de boodschap over te brengen dat we het vooral met elkaar samen moeten doen. Wij zien dat de offertes van marktpartijen beter worden als ze de samenwerking zoeken met sociale ondernemingen, omdat ze zo veel transparanter kunnen laten zien welke impact ze in hun keten maken.”

 

De marktconsultatie wordt daarom niet alleen op TenderNed aangekondigd, het platform waar de overheid aanbestedingen moet publiceren, maar ook op andere plekken – onder meer in het ecosysteem van sociaal ondernemers. 21 marktpartijen, groot en klein, bezoeken de marktconsultatiedag, waar ook collega’s van de gemeente met expertise op de onderwerpen gezondheid, duurzaamheid en inclusiviteit rondlopen. Gezamenlijk geven zij het verwervingsteam van de gemeente allerlei invalshoeken en tips die ze in de aanbesteding mee kunnen nemen.

 

Een van de aanwezigen is Bartel Geleijnse, medeoprichter en directeur van The Colour Kitchen. Deze Utrechtse sociale onderneming biedt horeca- en cateringopleidingen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en begeleidt ze naar betaalde banen. Bartel: “Op de marktconsultatiedag hebben we tijdens de workshop Social Return nadrukkelijk gezegd: gemeente Utrecht, vraag je af wat je zelf kunt doen. Hoe zou het zijn als je een voorbeeldfunctie innam, zodat je Utrechtse bedrijven kunt inspireren?”

 

Het is een opmerking die het verwervingsteam ter harte neemt.

 

Dialooggerichte aanbesteding

De reacties brengen de gemeente tot een zogeheten ‘concurrentiegerichte dialoog’ of ‘dialooggerichte aanbesteding’. Jochanan: “Hiermee ga je tijdens het traject met een aantal geselecteerde partijen in gesprek over de doelen die je wilt realiseren. Want naast informatie uit de markt halen, kunnen we ook zelf de markt meenemen in wat we onder MVI verstaan.”

 

“We kunnen namelijk wel het totale Programma van Eisen neerzetten en de markt vragen om daarop in te schrijven, maar MVI is voor veel partijen abstract. Een beetje gechargeerd: bedrijven zijn goed in wat ze doen, maar we mogen bijvoorbeeld niet verwachten dat ze perfect de ingangen in het sociaal domein kennen, of dat ze weten wat wij onder Social Return verstaan en waar je met de doelgroepen met een afstand tot de arbeidsmarkt in contact komt. Via de dialoog kunnen we toelichten wat we belangrijk vinden, maar ook van de markt terughoren wat wel en niet haalbaar zou zijn – zodat misschien ook bij ons de verwachtingen getemperd worden.”

 

De marktpartijen zullen pas daadwerkelijk op de opdracht inschrijven als de dialogen zijn gevoerd. Om het hele traject te begeleiden, schakelt de gemeente een partner in met expertise in het voeren van een concurrentiegerichte dialoog: adviesbureau Roger. Hierop kan de selectie van de deelnemers beginnen. Tien partijen leveren een document aan met daarin hun visie op de gunningscriteria, waarop met ieder van hen een gesprek volgt. De drie gegadigden van wie de visie het beste aansluit bij de wensen van de gemeente, worden uitgekozen om daadwerkelijk de dialoogrondes mee in te gaan. Een van hen is Compass Group, wereldwijd de grootste foodservice-onderneming.

 

De dialogen worden thematisch ingericht. Afhankelijk van het onderwerp, schuiven verschillende experts uit het verwervingsteam aan. Inge Welmers, contractbeheerder van de gemeente Utrecht en vanaf dag 1 deel van het team, vertelt dat het intensieve gesprekken zijn: “Sessies van negen uur ’s ochtends tot half één ’s middags, drie dagen in de week en dat vijf, zes weken lang. Bij de eerste gesprekken was het heel spannend en afwachtend. We zaten steeds met twaalf tot vijftien mensen bij elkaar: ‘Nou, ga maar met elkaar praten over gezondheid ofzo’.”

 

Een gespreksleider zorgt dat de sleur er niet in komt en de gesprekspartners niet te lang op één punt blijven hangen, maar ook dat ze elkaar wat persoonlijker leren kennen. Inge: “Om het ijs te breken vroeg hij bijvoorbeeld welke schoenen we vandaag aan hadden en waarom. We groeiden helemaal in dat traject, gingen elkaar snappen en durfden ook dingen bij elkaar op te halen.”

 

Geïnspireerd

De gesprekken leiden steeds tot nieuwe inzichten, vertelt Lisanne Blom, Account & Hospitality Manager bij Compass Group: “Iedere keer als een vraag voorbereid moest worden voor een dialoog, dachten we van tevoren na over wat onze ingang en ons gevoel daarbij was. Daarmee zijn we de gesprekken ingegaan. Door de dialogen concludeerde ons team iedere keer dat we wat er op papier stond, bijvoorbeeld in het Programma van Eisen, anders hadden geïnterpreteerd. Niet met het idee dat we het verkeerd hadden gedaan, maar juist geïnspireerd: er was het gevoel dat we dit sámen aan zouden gaan.”

 

In de dialoog noemt de gemeente voor het eerst de mogelijkheid van een opleidingslocatie. Inge: “Dat was niet per se vanaf het begin onze wens, maar tijdens het gesprek wierpen we dat op en daar werd positief op gereageerd.” Het idee dat mensen op een locatie van de gemeente Utrecht zélf worden opgeleid om hun afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen, sluit aan bij de vraag die Bartel tijdens de marktconsultatie stelde: Wat als de gemeente een voorbeeldfunctie in zou nemen?

 

Op de achtergrond gaat Compass Group erover in gesprek met The Colour Kitchen. Hoewel die laatste zelf niet heeft ingeschreven op de aanbesteding, werken de twee partijen – zij het op kleinere schaal – op andere plekken in het land al samen.

 

Onder meer via het netwerk van The Colour Kitchen betrekt Compass Group ook andere impactondernemingen bij de inschrijving. Er kunnen verschillende van hun producten in het assortiment worden opgenomen, zoals koeken van de Koeckebackers, Utregs Supersap van Local2Local en soep van De Verspillingsfabriek. De Clique kan etensresten, koffiedik en schillen ophalen en verwerken tot grondstoffen voor de productie van frisdrank, vegan bitterballen en andere producten. En als er iets CO₂-neutraal en op tijd buiten de deur geleverd moet worden, is dat een mooie klus voor De Fietskoerier Utrecht.

 

Na de dialoogrondes is het tijd voor de daadwerkelijke inschrijving. Pas dan krijgt de gemeente te zien met welke partners de deelnemers de opdracht uit willen voeren. Samen met adviesbureau Roger kijkt het verwervingsteam naar de manier waarop de mededingers de gunningscriteria in willen vullen. Op dat moment blijkt dat de dialogen hun vruchten hebben afgeworpen: alle drie de inschrijvingen zijn van heel hoge kwaliteit.

 

Inclusief, gezond én duurzaam

Toch kan maar één inschrijver de opdracht gegund krijgen. Compass Group scoort het beste en mag vanaf mei 2021 de catering verzorgen van het Stadskantoor, het stadhuis en van de uitvoeringsorganisatie Stadsbedrijven aan de Tractieweg. Dankzij verschillende opties tot verlenging is het denkbaar dat de opdracht een looptijd van maar liefst tien jaar heeft.

 

Het Stadskantoor, vlak naast station Utrecht Centraal, wordt de opleidingslocatie. Hier biedt Compass Group mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt leerwerkplekken: in de keuken van het restaurant, in de banqueting voor gemeentelijke evenementen en in een van de twee koffiebars in het gebouw. De leerlingen stromen na hun opleiding gegarandeerd door naar een betaalde baan op een van de andere locaties waar Compass Group de catering verzorgt, zoals de Rabobank naast het Stadskantoor, de Universiteit Utrecht en – binnenkort – de kantoren van de NS.

 

Terwijl Compass Group de opleiding op zich neemt, verzorgt The Colour Kitchen de werving en selectie van zowel de leerlingen als van een jobcoach die ze ondersteunt. Als de deelnemers na hun opleiding bij Compass Group in dienst zijn getreden, kunnen ze voor coaching nog steeds terugvallen op een vertrouwenspersoon van The Colour Kitchen – die er trouwens ook is om de vaste teamleden van Compass Group te coachen, bijvoorbeeld als zij zich afvragen waar ze rekening mee moeten houden en hoe ze met bepaalde zaken om moeten gaan. Daarnaast worden managers van Compass Group door The Colour Kitchen tot praktijkbegeleider opgeleid.

 

Dat mensen binnen de muren van de gemeente Utrecht kansen krijgen en doorstromen naar betaalde banen, is een duidelijke uitwerking van het criterium inclusiviteit. Maar ook duurzaamheid en gezondheid spelen een grote rol. Onder de vlag van het eigen concept NuLA werkt Compass Group aan positieve impact op mens en milieu. Naast de producten van impactondernemingen die afwisselend in het assortiment worden opgenomen, neemt Compass Group zelf allerlei initiatieven, zoals de introductie van duurzame koffiebonen, diervriendelijke eieren, een saladebar en veganistische alternatieven voor vlees. Ook presenteert Compass Group maandelijks een duurzaam initiatief aan de gemeente – zoals yoghurt niet meer overschenken in plastic, maar alleen nog in porselein of glas.

 

Eventuele voedselverspilling wordt in beeld gebracht met Winnow, een systeem dat het voedselafval fotografeert, weegt en rapporteert. “Het bordafval is bijna nihil”, vertelt Patrick Cox, namens Compass Group manager op de locatie in Utrecht. “Dan kan je concluderen dat de omvang van onze porties eigenlijk wel goed is en niet te groot.”

 

Neutraal?

Het is een intensieve, veelomvattende samenwerking en een goed voorbeeld van de wijze waarop de overheid samen met reguliere en impactondernemingen een verschil kan maken. Toch is deze werkwijze nog allesbehalve vanzelfsprekend. Jochanan: ”Er is binnen overheden soms wat terughoudendheid om structureel met de markt in gesprek te gaan, want we willen een level playing field bewaren. De angst is dat we niet meer neutraal zijn als we met een marktpartij praten. Terwijl dat ons, juist als er geen aanbestedingsprocedure loopt, helpt om de ontwikkelingen te volgen. Daardoor hebben we, zodra een inkoopbehoefte ontstaat, beter in beeld wat er mogelijk is – of dat nou gaat om producten, diensten of bouw- en infrastructuurprojecten.”

 

“Daarnaast kun je duurzaamheid, inclusiviteit en gezondheid in de praktijk ook helemaal niet neutraal invullen,” voegt Bartel eraan toe. “Kijk bijvoorbeeld naar onze samenwerking: gemeentemedewerkers worden in het restaurant met bepaalde onderwerpen geconfronteerd. Daar heb je een rol in te spelen.”

 

Die rol wordt dan ook opgepakt, vertelt Patrick: “De gemeente communiceert naar de eigen medewerkers dat wij werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en dat dit soms iets anders kan zijn dan bij een volledig professioneel team. Dat betekent soms dat medewerkers net iets te laat zijn, omdat ze niet goed klok kunnen lezen, of het niet heel goed aankunnen als ze twee of drie bestellingen tegelijk hebben – ze lopen dan iedere keer terug naar de keuken, omdat ze bestelling voor bestelling moeten verwerken. De medewerkers van de gemeente moeten wel weten waardoor dat komt, zodat daar begrip voor is. Tot nu toe gaat dat heel goed.”

 

Bartel: “Daar moet je over leren communiceren, zonder dat je die beperkingen steeds hoeft te noemen. Want er staat heel veel tegenover als het gaat om talenten, loyaliteit, trouw en spontaniteit. Het vraagt echt de inzet van alle drie de partijen om dat ‘omarmbaar’ te maken.”

 

Confronteren en informeren

Die inzet lukt, omdat de relatie al tijdens de gesprekken voorafgaand aan de opdracht is ontstaan. Dat is een intensief en kostbaar traject geweest, wat de dialooggerichte vorm zeker niet voor alle aanbestedingen geschikt maakt. Toch valt er ook bij kleinere opdrachten iets van te leren, zegt Jochanan: “Partnerschap met marktpartijen is voor de gemeente heel belangrijk om doelen in onze stad te realiseren. Wij hebben een vraag en zij bieden een oplossing, dus laten we daar vooral zo gelijkwaardig mogelijk met elkaar over in gesprek gaan. De markt bezit de innovatie, de creativiteit, de versnelling die wij als overheid zoeken, maar zelf vaak niet kunnen inzetten. Uiteindelijk is het de kracht van de markt om met goede ideeën te komen en te zorgen dat synergie tot stand komt.”

 

“De chemie is absoluut aan ons samen geweest”, beaamt Bartel. “Wat jullie als gemeente hebben gedaan, is dat jullie je hebben laten confronteren en informeren. In plaats van de houding ‘Wij vragen dit aan jullie, dus jullie hebben dit te organiseren’, hebben jullie je afgevraagd: ‘Als we dit gaan doen, wat betekent dat voor ons? En welke rol hebben wij daarin te spelen?’ Daardoor heb je van tevoren over de meerwaarde nagedacht, in plaats van er tijdens de implementatie achter te komen dat er misschien méér mogelijk was geweest.”

 

En daarmee heeft de gemeente Utrecht daadwerkelijk een voorbeeldfunctie gekregen. Bartel: “Ik zie heel veel interesse uit de markt in hoe dit proces is gelopen. Er gaat bijna geen week voorbij zonder dat een andere onderneming ons vraagt hoe dit is gelukt.”

 

Foto’s: Compass Group.