The Flower Family en gemeente Amsterdam: ruimte bieden om te groeien

‘Zeg het met een bloemetje’. Het is een uitspraak die Amsterdam op het lijf is geschreven. Maandelijks koopt de gemeente honderden, zo niet duizenden boeketten in: om personeel en relaties in het zonnetje te zetten, gemeentekantoren op te fleuren en evenementen aan te kleden.

 

Voorheen werden die boeketten overal in de stad gekocht. Ieder kantoor had namelijk wel een bloemist om de hoek. Gezellig, maar ook inefficiënt: er gingen nogal wat uren verloren aan het verwerken van de vele facturen van allerlei verschillende verkopers. En ook niet erg duurzaam: doordat in de bloemenkweek vaak vele bestrijdingsmiddelen gebruikt worden, moeten verwelkte boeketten doorgaans tot het chemisch afval worden gerekend.

 

Genoeg redenen voor Amsterdam om in 2021 een aanbesteding uit te schrijven, op zoek naar één aanbieder die zo duurzaam mogelijk snijbloemen kan leveren. En zoals geldt voor iedereen die een overheidsaanbesteding wil winnen, hoort daar een Social Return-verplichting bij: een deel van de loonwaarde van de opdracht, meestal 5 procent, moet ten goede komen aan werk voor mensen met een zogeheten ‘afstand tot de arbeidsmarkt’.

 

Om vooraf te peilen hoe de marktpartijen over de inkoopvraag denken, heeft de gemeente eerst een marktconsultatie georganiseerd. Hugo Bruijn, als Lead Buyer van de gemeente Amsterdam verantwoordelijk voor de inkoop van de snijbloemen, vertelt dat daarin twee vragen over Social Return zijn gesteld: “Welke mogelijkheden de marktpartijen binnen deze opdracht zien en welke mogelijkheden er zijn om samen te werken met Pantar, een sociale organisatie waar we buiten de reguliere aanbestedingstrajecten veel projecten aan gunnen – zij doen bij ons bijvoorbeeld de interieurbeplanting. Over het algemeen waren de reacties hierop redelijk summier of neutraal. Er werd wel aangegeven dat er veel mogelijkheden zijn om Social Return in te zetten, maar op de manier waarop werd niet ingegaan.”

‘Bloemen en planten met een verhaal’

Ook The Flower Family was bij de marktconsultatie aanwezig. De vraag van de gemeente naar duurzame snijbloemen sluit uitstekend aan bij deze online bloemenservice, die enkele jaren geleden als sociale onderneming is opgericht door jeugdvrienden Jos van Beuningen en Laurens Mulder. The Flower Family koopt in bij duurzame Nederlandse kwekers. De bloemen worden geteeld met minimale en natuurlijke bestrijdingsmethoden. Zo worden insecten die schadelijk kunnen zijn niet bestreden met gif, maar door bijvoorbeeld natuurlijke vijanden in te zetten. Ook kiest The Flower Family voor kwekers die circulair omgaan met water en energie. De bezorging van de boeketten vindt zoveel mogelijk plaats met elektrische karretjes en bakfietsen.

 

“Wij bezorgen bloemen en planten met een verhaal”, vertelt Jos: “Flowering a better world.” Dat geldt voor bloemen én voor mensen, want ook voor Social Return kan op The Flower Family gerekend worden. Betaalde functies als bloemstylist, boekhouder en bezorger worden er uitgevoerd door medewerkers met bijvoorbeeld een lichamelijke of verstandelijke beperking of een achtergrond als vluchteling.

 

Mensen met ‘een afstand tot de arbeidsmarkt’ dus. Hoewel? “Wij vinden dat een lariekoekbegrip,” zegt Jos. “Niet de mens heeft een afstand tot de arbeidsmarkt, maar andersom: de arbeidsmarkt heeft een afstand tot de mens. Het heeft geen zin om je op beperkingen te richten, want iedereen heeft die. Wij kijken naar talenten, naar wat mensen wél kunnen. We willen zoveel mogelijk mensen en talenten op laten bloeien in de maatschappij.”

 

Een duurzaam en sociaal verhaal dus. Maar ondanks deze goede papieren, was het bij de aanbesteding allesbehalve vanzelfsprekend dat The Flower Family als winnaar uit de bus zou komen. Sterker nog, op dat moment had in Amsterdam nog geen enkele sociale onderneming op reguliere wijze een aanbesteding gewonnen. Hoe komt dat?

‘Een duwtje in de rug’

Hugo heeft een vermoeden: “We zouden veel opdrachten bij sociale ondernemingen kunnen plaatsen. Maar we merken dat zij weinig ervaring met aanbestedingen hebben. Ze weten niet hoe ze onze systemen moeten gebruiken en durven vaak niet om hulp te vragen.”

 

Hoewel Jos daar zelf niet zo’n last van heeft, herkent hij wat Hugo zegt: “Sociale ondernemingen zijn vaak wat kleiner. Als ze twijfelend overkomen, kiest de gemeente misschien wat eerder voor gevestigde partijen. Sociale ondernemingen zouden soms een duwtje in de rug kunnen krijgen, een gemeente die zegt: ‘let’s go, we kunnen dit’.”

 

Hugo: “Het zou een goed idee zou zijn om alle sociale ondernemingen van Amsterdam eens uit te nodigen en ze te vertellen hoe onze systemen werken.”

 

Een ander mogelijk obstakel is volgens Jos het Programma van Eisen: “In sommige aanbestedingen wordt dat zo neergezet dat je er als kleine speler niet aan kunt voldoen. Bijvoorbeeld omdat een referentie wordt gevraagd voor een opdracht die je in de afgelopen drie jaar hebt uitgevoerd en die van gelijke grootte is. Maar als je zoiets nog niet eerder hebt gedaan, kun je al niet inschrijven. Het wordt dan een kip-en-ei-probleem: als je nooit zo’n opdracht gegund krijgt, kun je er ook nooit ervaring mee opdoen. Terwijl het, als je die kans wel krijgt, vaak gewoon goed gaat.”

 

De gemeente Amsterdam heeft daarom voor deze aanbesteding bewust niet om referenties gevraagd, vertelt Hugo. “Bij opdrachten waarbij bijvoorbeeld de bedrijfsvoering in gevaar komt als het niet goed gaat, zijn die nodig. Maar vaak leiden referenties ook tot het uitsluiten van kleinere spelers, zoals partijen die net op de markt zijn of sociale ondernemingen. Om juist organisaties als The Flower Family de kans te geven zich in te schrijven en te groeien, is het weglaten van referenties dus een goede stap.”

Meer Social Return

 

Een andere slagingsfactor is de ruimte die de gemeente heeft geboden om een breder perspectief op Social Return te laten zien. Hugo: “We hebben hoog ingezet op Social Return en een schepje bovenop het gebruikelijke percentage van de aanbestedingssom gedaan. We wilden namelijk ook een Plan van Aanpak zien: we vroegen de inschrijvers wat ze al deden op het gebied van Social Return, maar ook wat ze extra zouden kunnen doen.”

 

Dat leverde meer op dan verwacht, want The Flower Family kreeg zo alle ruimte om zich te onderscheiden van hun mededingers. Hugo: “Ze konden heel goed uitleggen hoe ze mensen duurzaam zouden plaatsen. Het is namelijk juist het doel van The Flower Family om talenten een contract voor onbepaalde tijd te geven. Ze konden duidelijk aangeven op welke functies ze mensen in konden zetten en hoe ze hen konden helpen om zich daarbinnen te ontwikkelen. Het grootste deel van de opdrachtwaarde zou bij hen dus naar Social Return gaan, niet alleen de gevraagde 5 procent. Andere inschrijvers bleven daar veel vager over: zo wisten we niet of de mensen die ze een tijdelijk contract gaven er na de opdracht weer uitgebonjourd zouden worden.”

Bestellers meenemen in het proces

Meer ruimte voor een eigen, grotere invulling van Social Return, minder obstakels: het is het recept waardoor de eerste sociale onderneming een aanbesteding van de gemeente Amsterdam kon winnen. Hierop zijn de gemeente en The Flower Family voor twee jaar een samenwerking aangegaan, inclusief twee keer een optie tot een jaar verlenging.

 

Daarbij heeft de gemeente wel nog een belangrijke les geleerd, vertelt Hugo. “Bloemen zijn vrij persoonlijk. Niet alleen voor wie een boeket ontvangt, maar ook voor wie het boeket bestelt. Wij hadden de secretaresses op onze kantoren, onze bestellers, meer mee kunnen nemen in het proces.”

 

Jos: “Er zit een kloof tussen wat de gemeente wil en wat de bestellers willen. De bestellers willen gewoon een mooie bos bloemen, tegen een goede prijs. Zij hebben in de loop der jaren een relatie opgebouwd met een bloemist die weet wat ze willen. Van de ene op de andere dag moeten ze ons systeem gebruiken. Daarnaast zijn duurzaam geteelde bloemen gewoon duurder. Daar hebben ze dus erg aan moeten wennen. Als de bestellers aan het begin meer wegwijs in het systeem waren gemaakt, ze geïnformeerd werden en meegenomen in de duurzame doelen van de gemeente, had dat een hoop klachten gescheeld.”

 

Hugo: “Jos heeft heel goed geholpen door een presentatie over het bestelproces te geven. Maar dat is voor ons achteraf een soort reddingslijn geweest – vooraf hadden we er nog niet over nagedacht.”

Vliegwieleffect

Nu de opdracht een jaar loopt, hebben al drie nieuwe talenten een betaald dienstverband gekregen. Ook is er de gewenste samenwerking met Pantar. Jos: “Daar werkten we al op kleine schaal mee samen. De afgelopen maanden zijn we met elkaar om de tafel gegaan om die samenwerking te intensiveren. We hebben ons distributiecentrum en onze logistieke hub volledig verplaatst naar een locatie van Pantar, zodat we ook aan hun talenten werk kunnen bieden.”

 

Naast Social Return levert de opdracht duurzame impact op. Jos: “We werken met 54 gecertificeerd duurzame telers. Dankzij de gunning van de gemeente Amsterdam nemen we meer bloemen van hen af, wat een mooie stimulans is voor verduurzaming van de bloemensector, met alle positieve effecten op het milieu die dat oplevert.” En daar blijft het niet bij: “De opdracht heeft een vliegwieleffect, want we zijn hierdoor een speler op de markt geworden. We worden nu gezien door partners van de gemeente en zijn al uitgenodigd om aan andere aanbestedingen mee te doen.”

 

Ook de gemeente is erg blij dat The Flower Family als beste uit de bus is gerold, zegt Hugo. Hij hoopt dat meer sociale ondernemingen aan aanbestedingen mee gaan doen. Daar ligt ook een taak voor inkopers, zegt hij: “Zorg dat je sociale ondernemingen stimuleert om zich in te schrijven en neem ze mee in dit proces. Geef duidelijk aan hoe en met wie ze contact op kunnen nemen als ze met vragen zitten.”

 

Dat meedoen is in ieder geval voor The Flower Family zeer de moeite waard geweest. Jos: “Door dit soort mooie samenwerkingen kunnen we echt meer impact maken. Daar wil ik de gemeente namens de hele Family enorm voor bedanken.”