Van Gogh Museum en Breedweer: it takes two to tango

Met ruim 2,2 miljoen bezoekers van 125 verschillende nationaliteiten is het bereik van het Van Gogh Museum groot en is hun missie duidelijk: “Zo veel mogelijk mensen over de hele wereld verrijken en inspireren met het leven en werk van Vincent van Gogh”. Tegelijkertijd is de collectie van het museum cultureel erfgoed dat om behoud en beheer vraagt, op een zorgvuldige manier. Het behoud en beheer van leef- en werkmilieu spelen eveneens een belangrijke rol. Dat brengt ons op sociale onderneming Breedweer, met wie het museum een samenwerking is aangegaan op het gebied van facilitaire dienstverlening. In het kantoor met uitzicht op het Museumplein en het Van Gogh Museum gaan wij in gesprek met Roelof van der Kooi (hoofd Facilitair Bedrijf bij het Van Gogh Museum) en Jack Stuifbergen (eigenaar Breedweer) over deze samenwerking.

Het duurzaamste museum ter wereld

Het Van Gogh Museum heeft als ambitie om een van de duurzaamste museum ter wereld te worden. Daarvoor zoeken ze partners waarmee ze deze ambitie kunnen verwezenlijken. Specifiek is het museum op zoek gegaan naar een facilitaire dienstverlener die naast schoonmaak ook sociale impact kan leveren. “Duurzaamheid speelt al lang een rol, maar het is voor het eerst dat we die maatschappelijke impact als harde voorwaarde hebben gesteld in het aanbestedingsproces. Daarbij hebben we ook gekozen voor een bijzondere beoordeling, een best value procurement. Wat betekent dat we echt voor kwalitatieve dienstverlening gaan”, vertelt Roelof.

Breedweer is uiteindelijk de gekozen partij waarmee het Van Gogh Museum in zee is gegaan. Breedweer is in 2015 gestart met facilitaire dienstverlening waarbij ze banen creëren voor mensen die aan de zijlijn staan. De missie en visie hebben ze gekoppeld aan 8 van de 17 duurzame ontwikkelingsdoelstellingen (SDG’s), waaronder duurzame inzetbaarheid (SDG 3), ongelijkheid verminderen (SDG 10) en verantwoorde consumptie en productie (SDG 12). Daarbij benaderen ze klanten op een wijze dat de SDG’s en impact maken voorop staan en dat schoonmaak daar het middel toe is. “Deze samenwerking is een prachtige kans om de ambitie van het Van Gogh Museum te ondersteunen. We zijn net van start en zijn nu stappen aan het maken om elkaar te versterken in de invulling van SDG’s. Daarvoor hebben we ons eerst goed moeten verdiepen in het Van Gogh Museum als organisatie. Wat wil het museum precies en hoe kunnen we dat vertaalbaar maken naar een rol die wij daarin kunnen spelen?”, aldus Jack.

Buiten de lijntjes kleuren

Deze vorm van aanbesteden is andere koek dan een Europese aanbesteding. De best value procurement aanbesteding is zeer technisch en hierin kun je geen marketingtermen kwijt. Jack legt het uit: “In zo’n aanbesteding staat de prijs vast en concurreer je op kwaliteit, aan te tonen uit vorige opdrachten. Wat heb je al gepresteerd en hoe zou je invulling kunnen geven aan de prestatiedoelstellingen van het Van Gogh Museum? Daarnaast kun je zelf suggesties doen over hoe de organisatie meer impact kan maken, ook buiten de schoonmaak. Dit heet het kansendossier en hierin mag je best buiten de lijntjes kleuren. Dat doen we graag: we hebben het gehad over de klinische beleving op de toiletten waar helaas niksweinig van Van Gogh is terug te zien. Ook willen we volgend jaar gaan starten met open hiring. En verder hebben we benoemd dat we het meten van impact uitbesteden. Anders zijn we net een slager die zijn eigen vlees keurt.”

Stap voor stap richting een partnership

Een dergelijke samenwerking opzetten klinkt vrij simpel, maar dat is het totaal niet. Aan beide kanten niet. Roelof: “Voor ons is vooral het traject vooraf erg lang geweest. Zorgvuldigheid vinden we belangrijk en we zijn met meerdere potentiele partners gaan praten. Je wilt een goede vraag uitzetten, maar die moet eerst intern ook gevoeld worden. Directie, Management Team, iedereen moet er achterstaan. We hebben daarom ook ‘Duurzaamheid inspiratiesessies’ binnen de organisatie georganiseerd. Daarbij willen we onze verantwoording nemen en laten zien dat we een vooruitstrevend museum zijn. Vervolgens zijn we op zoek gegaan naar expertise uit de markt. We hebben een marktconsulatie gedaan en expertise ingewonnen bij externe consultants die ons helpen om verder te komen met de duurzaamheidsdoelstellingen. Daarna konden we een aantal partijen van een longlist uitnodigen die invulling zouden kunnen geven aan onze doelstellingen en hebben we ingezoomd op de SDG’s. Hier zat Breedweer ook tussen en al snel bleek dat zij het beste de doelstellingen vertaalbaar konden maken naar welke rol zij kunnen spelen.”

Voor Breedweer was het ook deels een sprong in het onbekende, want op deze manier is Breedweer nog geen aanbestedingstraject aangegaan. Jack vertelt: “Met deze vorm van aanbesteden stel je als opdrachtnemer zelf je contract op, inclusief doelstellingen. Dat lijkt ideaal, maar is ook wel spannend. We hebben gelukkig goed contact gehad met de inkoopverantwoordelijke van het Van Gogh Museum en zijn goed bijgestuurd. Stap voor stap kom je bij een contract waar we ons allemaal comfortabel bij voelen. En dat is belangrijk, want het laat ook zien dat je voor een partnership gaat!”

‘Haal de juiste kennis in huis’

Je moet elkaar weten te vinden en kunnen samenwerken beamen beide heren. “Het is een enorme zoektocht geweest waarbij we naar expertise zochten om ons te helpen en daarnaast dient er ook urgentie en verantwoordelijkheid in onze organisatie te heersen. Zodra eenmaal de urgentie wordt gevoeld, ga je oriënteren waar die duurzame ondernemer zich bevindt. Je gaat op zoek naar platforms zoals Buy Social, op zoek naar hulp, op zoek naar succesverhalen. Je houdt je ogen en oren open en bezoekt netwerkbijeenkomsten, zoals pitchevents waar inkopers en ondernemers samenkomen. Dat helpt enorm”, vertelt Roelof.

Specifiek over de vorm van aanbesteding heeft Jack ook een advies: “Met een dergelijke inschrijving op deze kwalitatieve manier van aanbesteden heb je de juiste kennis nodig van iemand die expert is in best value aanbestedingen. Haal die echt in huis, maar wees ook realistisch naar wat je kunt waarmaken en wat werkbaar is. Kijk ook goed naar je eigen organisatie; wat heb je in huis qua capaciteit en kennis en wat kun je al laten zien?”

En dan dans je samen de tango

De mannen bespreken met ons uitgebreid welke ideeën en kansen er nog meer liggen voor de toekomst en hoe de impact verder reikt dan alleen facilitaire dienstverlening. Van zeep van koffieprut tot een leer-/werkcentrum, mogelijkheden te over! Maar op de vraag wat kortom hun gezamenlijke impact is die ze nastreven, zeggen ze: “Met alle 125 verschillende nationaliteiten van al die bezoekers die gaan ervaren hoe wij gezamenlijk het sociaal maatschappelijke gezicht van het Van Gogh Museum willen laten zien, gaat onze impact straks all over the world.”

Wil je meer lezen over mooie samenwerkingen tussen sociaal ondernemers en bedrijven of over onze Buy Social evenementen? Lees hier verder!